Comment automatiser ses relances de devis ?
Par Jules AvedissianPublié le
En bref
Pour automatiser ses relances de devis, chaque devis envoyé reçoit un statut et une date de relance. À cette date, l’outil vous rappelle de relancer, ou envoie lui-même un message préparé, et s’arrête dès que le client répond, accepte ou refuse. Le ton reste personnel, le nombre de relances limité, et les décisions vous reviennent.
Pourquoi les relances de devis sont-elles oubliées ?
Un devis envoyé quitte votre esprit au moment où il quitte votre boîte mail. Le client, lui, compare, hésite, attend un accord de son conjoint ou de sa direction, ou a simplement oublié de répondre. Sans relance, beaucoup de devis restent sans suite, non parce qu’ils ont été refusés, mais parce que personne n’a repris contact.
Relancer à la main suppose de se souvenir de chaque devis, de sa date d’envoi et de ce qui a été dit. Quand les devis s’accumulent, la mémoire ne suffit plus, et ce sont souvent les plus gros dossiers, ceux qui demandaient le plus de réflexion au client, qui passent entre les mailles.
De quoi a-t-on besoin pour automatiser ?
Une relance automatique repose sur une liste de devis tenue à jour, quel que soit l’outil :
- le client et son moyen de contact ;
- l’objet du devis ;
- la date d’envoi ;
- un statut : envoyé, relancé, accepté, refusé, sans suite ;
- la date de la prochaine relance.
C’est cette date qui déclenche tout. Un tableau partagé peut suffire ; un CRM, un outil de suivi client, rend la chose plus confortable dès que les devis se comptent par dizaines. Le plus simple est que le devis entre dans la liste au moment même où il est envoyé, sans saisie supplémentaire.
Relance automatique ou rappel à soi-même ?
Deux façons d’automatiser existent, et elles se combinent :
- le rappel : à la date prévue, vous recevez une alerte « relancer M. Leroy pour la cuisine », avec le devis et l’historique sous la main. Vous relancez vous-même, par téléphone ou par message ;
- l’envoi automatique : à la date prévue, un message préparé part au client, à votre nom, puis le statut passe à « relancé ».
Le rappel convient aux devis importants ou délicats, où un appel fait la différence. L’envoi automatique convient aux devis courants, où un message bien écrit suffit. Dans les deux cas, la règle d’or est la même : la relance s’arrête dès que le client répond, quelle que soit sa réponse.
Que doit dire un message de relance ?
Un bon message de relance est court, personnel et utile :
- il rappelle le devis précis, avec son objet ;
- il propose de répondre aux questions ou d’ajuster la proposition ;
- il donne un moyen simple de répondre ou d’appeler ;
- il ne met pas de pression artificielle.
Par exemple : « Bonjour Madame Roussel, je reviens vers vous au sujet du devis pour la rénovation de votre salle de bains. Avez-vous des questions, ou souhaitez-vous qu’on ajuste un point ? Je reste joignable au numéro ci-dessous. »
Un message préparé n’a pas besoin de sonner comme un automate. Il reprend votre façon d’écrire, avec le prénom ou le nom du client et l’objet du devis. Prévoyez deux ou trois modèles selon le type de devis plutôt qu’un seul pour tous : une relance pour un dépannage ne se formule pas comme une relance pour un chantier qui demande réflexion.
Quand faut-il arrêter de relancer ?
Une ou deux relances suffisent le plus souvent. Au-delà, le message devient insistant et peut abîmer la relation. Une bonne pratique consiste à prévoir une dernière relance qui clôt poliment le dossier, en laissant la porte ouverte : le client sait qu’il peut revenir, et vous libérez votre liste.
Comment mesurer l’effet des relances ?
Le statut de chaque devis suffit à le mesurer : la part des devis acceptés après une relance, ceux qui restent sans suite, le moment où les clients répondent le plus souvent. Ces chiffres simples aident à ajuster la date et le ton des relances, sans tableau de bord compliqué.
Les refus méritent aussi d’être notés, avec leur raison quand le client la donne : prix, calendrier, choix d’un autre prestataire. Ces informations aident à ajuster les devis suivants.
Que dit la loi sur ces messages ?
Relancer un client au sujet d’un devis qu’il a demandé prolonge sa propre démarche. Lui envoyer des offres commerciales qui n’ont rien à voir avec sa demande est autre chose : c’est de la prospection, et la CNIL rappelle que la prospection par email auprès de particuliers requiert en principe leur consentement préalable, sauf s’ils sont déjà clients pour des produits ou services similaires. Un devis resté sans suite ne fait pas de la personne un client.
Dans tous les cas, les données des devis sans suite ne se conservent pas indéfiniment, et chaque message doit permettre de ne plus être recontacté.
Pour mettre en place la liste de départ, lisez Comment centraliser les demandes de clients ? et Faut-il un CRM quand on travaille seul ?. La page Outils et automatisations présente le suivi client tel que Polyvalence le met en place.
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